De nuværende bevarings- og kassationsbestemmelser for regioner blev udarbejdet i 2010 efter kommunal- og strukturreformen i 2007, der ændrede det kommunale/regionale landskab.

Det er disse bestemmelser, som nu skal revideres. Behovet for opdatering/revision skyldes, at den offentlige sektor er i konstant bevægelse, og at der efter udstedelsen af bestemmelserne er sket forskydninger i ressortområder for henholdsvis staten, regioner og kommuner. Endvidere er der behov for at se på bevaringen af regionale forskningsdata, som ikke tidligere har været adresseret i regionsbekendtgørelsen. Disse har tidligere været behandlet via det tidligere Dansk Data Arkiv, som nu er en del af Rigsarkivet.

Det har været digitalt skabte data og især data fra sundhedsområdet, der har været i centrum for projektet, hvorimod papirarkivalier som udgangspunkt ikke er blevet inddraget. Undtagelsen er en række mindre områder, hvor der har vist sig behov for at revidere de gældende bestemmelser.